Мне кажется, что при введении пропусков были собраны почти все грабли, которые умеет обходить опытный менеджер it-проектов и опытный организатор общественных мероприятий.
При том, что похожую задачу "чемпионат мира по футболу" в свое время отработали сносно... С it, правда, хуже. Хорошо работающих it-менеджеров в госконторах не водится.